フリーランスエンジニアにとって、避けては通れない確定申告。少しでも節税したいと考えている多くの方が「どこまでが経費にできるものなの？どのくらい経費にして良いの？」と頭を悩ませているのではないでしょうか。この記事では、フリーランスエンジニアの経費になるもの、ならないものの判断基準や経費の割合について紹介したいと思います。
本記事を参考に、経費の理解を深めて適切な節税を行い、売上からより多くの利益を生み出しましょう。
1. 経費精算最大のメリットは節税！
フリーランスエンジニアが経費を精算する最大のメリットは、確定申告で支払う税金を減らせること。フリーランスは、【1年間で得た売上（収入）の合計金額】 から 【必要経費の合計金額】 を差し引いた 【所得金額】 を税務署へ申告し、所得税の納税額を確定します。
◆利益（所得）= 売上（収入）- 経費（必要経費）
つまり、経費が多ければ多いほど、所得金額が抑えられ納める税金が少なくなるため、節税の強力な味方となります。
サラリーマンの場合、通勤費や接待費など業務のために使った経費は、会社の規定に従って経費の申請をすれば会社が負担してくれます。
しかし、フリーランスの場合は、経費にするものを自分で判断する必要があるのです。
2. どこまでOK？フリーランスエンジニアの経費とは
フリーランスエンジニアのあなたにとって仕事に必要なものであれば経費
前述の通り、フリーランスは経費にするものを自分で判断しなければなりません。
経費として計上できるもの、できないもの基準は何なのか、どう判断すれば良いのかの最大のポイントは「業務に必要か」という点になります。
エンジニアという職業は、自分のスキルが商品となり売上が立つので、あまり経費に該当するものが無いイメージかもしれませんが、あなたのその支出を「経費にするのかしないのか」で確定申告をする際に控除される金額が大きく変わってきますので、正しい知識を身につけましょう。
3. フリーランスエンジニアの経費の割合
経費率とは、経費÷収入で計算される収入に対しての経費の割合のことを指します。
経費が多いほど所得が少なくなり納める税金は少なくて済む反面、収入に対して経費が高すぎると税務署から確認される場合があるので、何でも経費にしてしまえば良いというわけではありません。
そこで意識しておきたいのが「経費率」です。
経費率は業種や売上規模によって異なり、エンジニアの該当するサービス業では一般的に50％が経費率の目安と言われています。しかし、国税庁や税務署が具体的に基準を示しているわけではないので、最終的には自分なりにバランスを取っていくことが必要になります。
無理に節税を行おうとすることは、結果的にキャッシュが減少して本末転倒な結果となってしまいますので避けましょう。
4. フリーランスエンジニアの経費になるもの
フリーランスエンジニアが実際に経費として計上できる代表的な項目を確認してみましょう。
内容に誤りのないように経費を計上して、節税につなげましょう。
- 旅費交通費
打ち合わせや客先での作業など、仕事に関する移動費。
- 通信費
インターネット代や携帯代、サーバー利用料、クラウドストレージ利用料などが含まれます。
- 広告宣伝費
名刺やポートフォリオサイト作成にかかる費用、年賀状や顧客が集うフリーランスの展示会参加費用などが該当します。
- 接待交際費
クライアントなどとの仕事の打ち合わせでかかった飲食代など。
仕事に関係する人の結婚式のご祝儀・香典なども接待交際費として認められます。
- 消耗品費
プリンターのインク・コピー用紙、ペン、マウスやキーボードなどの文房具や、名刺や伝票、仕事で使うスマホアプリ、業務用の机なども該当します。
- 減価償却費
10万円を超えるパソコンや車などが該当します。減価償却費は一括で計上するのではなく耐用年数を設け、分割で申告する経費のことです。
取得価額が10万円以上20万円未満であれば、3年で均等償却できる「一括償却資産」として処理することもできます。
また、青色申告をしている場合は、30万円未満の資産は購入した年度で全額経費として処理することができます。
- 雑費
他の勘定科目には該当しない一時的な費用や、高額でない費用。雑費の目安は経費の5～10％未満内に留め、雑費が巨額になると税務署の調査理由となる場合があります。
- 事業税
事業税には290万円の「事業主控除額」があります。
そのため、所得額が290万円を超えなければ個人事業税ははかかりません。
- 年金基金とか小規模企業共済
年金基金や小規模企業共済制度の掛金は、事業上の経費にすることはできませんが、全額が所得控除の対象となり、節税をしながら、将来への備えを蓄えられます。
- 専従者給与
青色申告をしている場合、事業を手伝ってくれている家族や親族への給与を経費として計上することができます。
5. フリーランスエンジニアの経費にならないもの
ここからは経費にならないものをご紹介していきます。
基本的な考え方として、下記のような「事業に関係のない支出」は経費として認められません。
- 友人や家族との飲食代
クライアントや従業員など、一緒に飲食した方が事業に関係する相手であれば、経費に計上できますが、プライベート上の友人や家族との飲食代は、認められません。
- 健康診断の費用
事業主の健康診断の費用は、経費にすることも医療費控除の対象にすることもできません。
青色事業専従者（家族従業員）が負担した費用も対象外です。
- 国民健康保険や国民年金の掛け金
事業ではなく個人にかかる支出なので経費としては、計上できません。しかし、サラリーマンと同様に「社会保険料控除」として所得から差し引くことができます。
- 所得税や住民税
事業とは関係なく、支払わなければいけないものなので、経費にはなりません。
6. 家賃や光熱費も経費にできる
家賃、光熱費のように事業とプライベートの両方で使っている支出のことを「家事関連費」と言います。
フリーランスのエンジニアとして働く皆さんの中には、自宅の一部を事務所として使用している方も多いのではないでしょうか。そういった場合、家賃や光熱費の一部を経費として計上することができます。
「家事関連費」をプライベートで使用している分と、事業で使用している分を分ける按分計算のことを「家事按分」と言い、事業で使用したと明確に主張できる比率を経費として計上することができます。
では、家事関連費はどのような基準で按分すればいいのでしょうか。一般的に用いられることの多い基準を次項でご紹介します。
6.1 家賃や光熱費を経費にする方法と注意点
家事按分ができるのは、青色申告の場合のみです。注意点として、白色申告では、家事按分できるのは家事に関連する費用のうち、50%以上を事業で使っているものに限られます。
◆ 賃貸の場合
基本的には、家賃の場合は、使ってる床面積の割合や使用時間帯で按分します。
【使用している面積で按分する場合の計算例】
家賃18万、60平米のマンションで15平米の一部屋を事業用として使っている場合。
15平米 ÷ 60平米 ＝ 25%
経費計上額 ＝ 18万円 × 25% ＝ 4万5千円
【使用している時間で按分する場合の計算例】
家賃18万円、1日9時間、1ヶ月で20日事業に使用している場合。（1ヶ月30日とする）
事業部分の時間＝（9時間×20日＝180時間）÷（24時間×30日＝720時間）＝25％
18万円×25％＝4万5千円が経費となります。
なお、引っ越し費用については、運搬時の物量の割合、礼金については家賃と同じ使用の割合で計算すると良いでしょう。敷金については、退去時に戻ってくることが前提となっていますので、経費ではなく資産として処理します。
◆ 持ち家の場合
経費にできるのは、減価償却費、固定資産税と管理費および住宅ローンの金利分です。残念ながら、住宅ローンの元本は経費になりません。こちらも使用割合に分けて家事按分します。
減価償却費を計算する場合、物件価額と仲介手数料、登記費用など、建物を取得する際にかかった費用を算出し、耐用年数の償却率で計算します。
減価償却費 ＝ 建物の取得価額 × 通常の耐用年数の償却率
その他、水道・電気・ガス・インターネットプロバイダ料金などの光熱費についても、事業用として認められる分のみ経費として計上できます。
6.2 条件付きで経費にできるもの
その他、家賃、光熱費以外の家事関連費で経費にできるものをご紹介します。自分の事業の関連性と照らし合わせて確認してみてください。
- 衣装代・美容代
衣装代（スーツや靴など）や美容代については「個人の生活上の支出」と考えるのが一般的で、経費として計上するためには「業務上必要があって、そのために特別に使った」と主張できることが必要です。
具体的には、HPやパンフレット等の写真撮影のために特別に散髪に行った場合、営業上重要なセミナーを開催するためや、大きな商談の準備として特別に散髪に行った場合などが挙げられます。
- 交際費
事業に関係のある企業や団体の冠婚葬祭であれば、祝儀や香典を経費として計上できます。たとえば、取引先などの結婚式やお葬式です。このような慶弔費は、交際費として計上できます。
- 車両代
フリーランスの場合、仕事で使う車を普段乗りとして兼用している場合も多く、車の費用をすべて経費で計上する処理は認められません。
家族で1台の車を使用している場合は、仕事とプライベートで按分しますが、明らかにプライベートと仕事を分けて、2台を所有している場合は、100％経費として計上できます。
例えば、家族で使用する車がファミリーカーで、仕事では小回りの利く軽自動車を使用している場合などが挙げられます。
- 駐車場代
仕事の移動で車を必要とする場合は、経費として計上可能です。ただし、仕事で使用する分のみとなります。
出典：国税庁 事業主と税金
7. まとめ
経費にできるかできないか、判断に迷ったときは、まず「事業に関連する支出」かどうか、「事業主個人の支出」ではないかという点で振り返ってみてください。
フリーランスとして働くには、エンジニアという職種であっても、経費や売上の管理も大切な仕事となります。クレジットカードなども含め、経費の証拠となる領収書やレシートは保管が必要です。
近年、会計ソフトを使えば、会計や簿記の知識がなくても会計業務がスムーズに行えますが、正しく経費を計上して、節税を行うためにも、自分自身で正しい知識を身につけるようにしましょう。
