• 転職時の入社日の調整方法と当日の挨拶

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    公開日:2016年07月21日 最終更新日:2021年12月24日

    内定をもらったら必ず決めなければならないのが入社日です。在職者であれば、採用面接後に内定の通知をもらったら、上司と退職日についての相談後に内定先の企業と入社日を調整します。企業により求人スケジュールなど若干異なる部分もありますが、一般的な退職日と入社日の決め方や注意点、それから入社当日の挨拶までを具体的にみてゆきましょう。

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    目次

    1. 退職日と入社日の調整

    1.1. 入社日や退職日を明確にしておくべき理由

    採用選考段階が終盤を迎えると、面接の際に「入社可能日」について質問されることがあります。すでに会社を退社して転職活動をしている場合は、入社日可能日については翌日でも勤務可能な状態で面接に望まれるのかよいと思います。転職に伴い引越しなどがある場合は、そのスケジュールも加味して入社可能日を決めましょう。また、在職中に転職活動をする場合は加えて、在職中の会社と退職日の調整をした上で入社日を決定する必要があります。

    中途採用を行う企業にとって、即戦力になる人材は1日でも早く採用するのが目的であることがほとんどですので、採用先の入社希望時期に合わせられるような準備が必要になってきます。入社日については不明であっても、面接で「いつになるか分からない」などあいまいな回答は避け、できるだけ具体的なスケジュールと意欲を見せることが大切です。転職活動において、全体のスケジュールを把握し、調整をするということは転職を成功させる要因の一つになります。

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    1.2. 前職を退職済みの場合

    前職を退職済みの人であれば、入社日は、内定先企業の入社希望日に応じるのが基本です。内定後に転職先の受け入れ可能日を確認・相談し入社日を決定します。入社後は新しい職場になれるまで、何かと忙しく各種届出などは後回しになりがちですが、転職に伴う雑務も確認しておくことをお勧めします。引越しなどがある場合は、転入届、実印登録、免許証の書き換えや各種カードの住所変更、郵便転送手続き、光熱費やインターネット契約の解除など意外と手間のかかる雑務がありますのでまとめておきましょう。

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    1.3. 在職中の場合

    在職中の場合は、会社の就業規則を必ず確認しておきましょう。
    法的には2週間前(※1)までに退職の意思表示をする必要がありますが、多くの企業では就業規則で退職申し出の期間を決めており、引継ぎや事務手続きにかかる期間を考慮し「1ヶ月前に退職を申し出なければならない」などとするところが大半です。また、退職時の事務手続きなども確認しておきましょう。

    退職日の何日前までに意思表示(退職届の提出)をしなければならないのか?

    その他に必要な手続きは何なのか?

    現在進行中の業務の引き継ぎにはどれくらいかかりそうなのか?

    有給休暇の消化・退職前の休日について

    ボーナスの時期

    など、自身に必要な期間を見積もっておきましょう。

    (※1)民法上は退職届を提出してから退職までに最低限必要な期間は2週間です。但し、1年単位で報酬を定めている年棒制の場合は、3ヶ月前予告が必要になります。

    内定通知をもらったら、直属の上司に退職の意思を示し、退職日を会社と調整します。引越しや雑務に要する期間も加味し、採用予定の企業の受け入れ可能日の確認・相談後、入社日を決定するという流れになります。

    退職や入社が間に合わなくなる可能性があると言うことも念頭に調整をしてゆきましょう。退職を相談したが後任が見つからない、強い引止めにあうなど退職日の決定に思ったより時間がかかるケースも多くあります。入社日を急いで決めてしまうことは極力さけ、退職交渉の状況をみながら余裕をもって退職日と入社日の調整をしましょう。

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    2. 面接で入社日について聞かれたらどうやって答える?

    2.1. 入社可能日を質問する意図は?

    中途採用の面接では、「いつから働けますか?」という質問を投げかけられることがあります。質問の意図は、『自社への入社意思の確認』や『想定している時期に入社ができそうか?』など「採用」を視野に入れた質問であると思って下さい。この質問に対しての印象が悪かったり、入社可能日があまりにも先だったりすると、企業側の採用意識が薄くなってしまうことにもなります。退職日が決まっていない場合やその他の理由で入社の日程の目途がたっていない場合、面接では大まかな入社可能日を回答し、仕事への意欲を示します。

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    2.2. 適切な回答方法は?

    中途採用の場合、すぐにでも入社してほしいケースも多いので、先延ばしにするのはできる限り避けます。在職中の転職には退職届けを提出してから最低でも2週間、就業規則にそれ以上の定めがある場合はその期間がかかります。採用側でも早くても1ヶ月以上先になることは分かっています。

    会社をすでに退職済みであれば、決まり次第勤務入社可能であると意欲的に答えます。
    在職中の場合でも、できる限り企業の希望日入社できるよう退職日を調整する旨をお伝えしましょう

    転職時の入社日の調整方法と当日の挨拶【フリーランスエンジニア案件情報 | プロエンジニア】

    とはいえ採用側の入社希望日に合わせ、退職日が決定していないのに面接の段階で、安易に入社日の約束をすることはやめましょう。業務の引き継ぎなどで、どうしても時間がかかってしまう場合、できる限り具体的な予定を伝え、誠意をもって先延ばしにする理由を説明します。

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    2.3. 良い回答例と悪い回答例

    ●良い回答例:

    『明日からでも勤務可能です』

    離職者で入社日の調整が必要なければ、面接時に意欲を示すと好印象を与えやすいです。
    就業規則や業務上のポジションと進捗状況、後任への引き継ぎに1ヶ月半位かかると思われる場合

    『現在リーダーとして関わっているプロジェクトの引継ぎと円満退職するにはどうしても2ヶ月ほどかかると思われます。ただし、もう少し早くと言うことであれば、できる限り貴社の入社希望日に合わせることができるよう努力してみます』

    のように円満退職と誠意ある入社の意思表示をみせましょう。
    企業側としてもその理由が納得のいくものであれば、採用に不利になるようなことはありません。

    採用面接官から「すぐにでも来てもらいたい」と言われた場合は、

    『ご期待にそえるよう、上司と相談の上、調整をしてみます』

    と伝えておきましょう。

    ●悪い回答例:

    「会社に退職届けを提出していないので、いつ入社できるか分わかりません」

    中途採用であれば、退職にある程度の期間が必要なことは担当者も分かっていますので、円満退職に向けてきちんと準備をしているのか?またどの程度前向きに入社を考えてくれているのか?を回答の様子で判断しますので、あやふやな回答はやめましょう。

    面接で入社日を決めなければならないことはありませんので、不明な場合は、おおよその時期を理由と合わせて回答するようにしましょう。目安として「1~2ヶ月先のおおよその予定」を話し合っておきます。

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    3. 入社までにどの程度の期間待ってもらえるのか?

    3.1. 入社までの期間は?

    転職先が内定通知から入社にかかる時期の目安としては、急募であれば「1ヶ月程度」、そうでなければ「おおよそ2ヶ月~最大でも3ヶ月程度」です。在職者の場合、退職交渉や引継ぎ、有給消化を考慮すると、2、3ヶ月が入社までの期間の目安であると考えるのが一般的です。

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    3.2. 「急募」の求人の入社までの期間は?

    急募の求人の場合は、入社までの期間を1ヶ月程度と考える企業が多いようです。
    欠員補充をすぐにでも希望している企業であれば、1日でも早く入社できる人材を優先して採用するでしょう。急募の求人の場合、この入社可能日の質問の回答が「内定」に大きく関わってくることになります。

    すぐにでも入社が可能な状態の退職済みの人に有利ですが、在職中でも考慮してもらえることもあるので、どうしても入社を希望するのであれば、なんとか調整してもらえるよう誠意をもって交渉してみましょう。

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    4. 内定後の入社日交渉の注意点

    4.1. 入社日の交渉の際の注意点

    在職中の場合は、内定通知をもらったら、職場の上司と相談の上、内定先の担当者と話し合って入社日の調整をしましょう。原則、内定先の意向に沿う形で、出来る限り早い日を先方に伝えるようにします。
    入社可能日を決定する際の注意点として、ある程度余裕を持たせたスケジューリングが大切です。後任者を見つけるのに時間がかかったり、退職時の引止めにあったり、思いがけず時間のかかることもありますので退職にかかる時間を少し多めに見積もっておきましょう。
    入社日交渉では、携わっている業務の都合などで入社までにある程度期間が必要であればその理由もしっかりと説明しましょう。但し、引継ぎが必要だからといって不用意に時期をのばすのはよくありません。

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    4.2 入社日交渉のメールサンプル

    内定後に「入社日」を調整する場合のサンプルメールです。

    人事総務部 ○○様

    内定のご連絡ありがとうございます。○○△△です。

    面接でご相談させて頂いた、入社初日の日程ですが、就業規則と現在のプロジェクトの引継ぎを考慮し、1ヶ月後の●月●日に退職日を決定しましたので、●月△日以降の入社が可能です。

    ご多用のところ、恐れ入りますが入社日程のご調整をよろしくお願い申し上げます。

    ------------------------
    ○山 △男
    E-mail: [email protected]
    Tel:01-2345-6789
    ------------------------

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    5. 入社日の延期や変更は可能なのか

    5.1. 入社日の変更・延期がないように入社日の決定を行うことが重要

    入社日が決定したら、受け入れ先の企業側もさまざまな体制を整えます。一度決定した入社日は変更しないのが原則です。内定通知後に準備をはじめると思ったより時間のかかることもありますので、事前に調査できることは、前もって調べ、スムーズに入社日を決められるようにしましょう。

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    5.2. どうしても入社日の変更・延期が必要になったら

    「入社日」延期は極力発生しないように努めるべきですが、転職先に入社日延期の交渉をすることは可能です。双方の合意があれば調整可能ですが、できる限り早い段階で内定先に相談することが大切です。

    どうしてそのような事態になったのか、一度の変更で本当に大丈夫なのかを転職先企業の担当者を納得させられる理由を伝えます。理由は偽ることなく正直に伝えましょう。まずは、深く謝罪をした上で交渉をします。退職の交渉段階でなぜ延期をしなければならなかったのか、その経緯・理由を記載した文書を書いておくと、担当者にも誠意が伝わります。延期の理由を具体的に述べ、延期が可能か確認し、確実に入社できる日を伝えます。再び延期となることのないように担当者を安心させる材料も必要です。単に延期して下さいと言うだけでは、退職日もまともに調整のできない人材であるとの悪い印象を与えますので、万が一延期が必要になった場合は、誠意を持って対応しましょう。

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    5.3. 入社日の変更・延期が認められた事例

    入社日の変更は、転職先企業様の納得のできる内容であれば延期が可能です。 後任者が見つからない場合など、やむを得ないと思われる場合、その事情を誠意を持って交渉にのぞむと受け入れ側の企業としても入社日の延期を調整して頂けることが多いようです。

    ですが、入社日の延期は急募求人のように、すぐにでも人材確保しなければならない企業の場合は、内定取り消しということにもなりかねないので注意が必要です。どのようなケースにおいても正直に誠意ある対応を心がけることが重要です。

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    5.4. 入社日変更依頼のメールサンプル

    内定後に「入社日の変更」を依頼する場合のサンプルメールです。

    人事総務部 ○○様

     お世話になっております。
     先日内定の通知を頂きました○○△△です。

     入社初日の日程を●月●日でご調整頂いていたかと思いますが、先日決定していた私の後任者が、急遽他のプロジェクトに関わることになり、別の後任者が決まったのですが、引継ぎが予定よりも1週間遅れてしまうことになってしまいました。

     上司とも相談し、当初予定の退職日(●月△日)をずらすことのないよう調整をしておりますが、引継ぎに十分な時間がとれない為、可能であれば退職日を少しずらしてほしいとの要請がありました。

     貴社にご迷惑をおかけするのは重々承知しておりますが、●月●日の入社日を次の月の△月1日に変更して頂くことは可能でしょうか?

     現在関わっているプロジェクトをなるべくきりのよい形で引き継ぎ退職をしたいと思っております。こちらの都合でまことに恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

    ------------------------
    ○山 △男
    E-mail: [email protected]
    Tel:01-2345-6789
    ------------------------

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    6. 入社日の挨拶とメールのポイント

    6.1. 挨拶はしっかりと行う

    入社初日の挨拶やスピーチで、ほぼ第一印象が決まってしまいますので、笑顔で挨拶をするように心がけましょう。

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    6.2. 入社日の挨拶で注意すること

    挨拶は早口にならないよう、ゆっくりと抑揚をつけて話します。最低限、以下の内容を盛り込み、あまり長くならないように簡潔に終わらせましょう。紹介時の状況をみて、30秒~3分程度で終わらせます。

    名前(フルネーム)

    配属先の部署

    前の職場の仕事内容

    その他簡単に趣味や特技を付け加え、新しい職場に早く慣れたいという意気込みを示すとよいでしょう。

    入社日挨拶の例文:

    『おはようございます。本日よりお世話になることになりました、○○(フルネーム)と申します。〇〇出身のN歳です。これまでは、△△会社にてシステム開発の仕事をしておりましたが、このたびご縁あって皆様と一緒に働かせていただくことになりました。
    前職の経験を生かし1日でも早く皆様のお役に立てるよう精一杯頑張りますので、 どうぞよろしくお願いいたします。』

    転職時の入社日の調整方法と当日の挨拶【フリーランスエンジニア案件情報 | プロエンジニア】

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    6.3. 入社日挨拶に立ち会えなかった人にはメールを送る

    入社初日に不在であった同じ部署の人には、当日にメールを送っておきます。その後、直接あった時にあらためて挨拶をすると好印象です。
    メールには、挨拶と同じく最低限以下の項目を入れるとよいでしょう。

    名前(フルネーム)

    配属先の部署

    前の職場の仕事内容

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    6.4. 入社後の挨拶メールサンプル

    「入社後挨拶」のサンプルメールです。

     本日ご不在でしたので、メールにて失礼致します。

    ○○課XXチームに配属されました、○○(フルネーム)と申します。

    これまでは、○○会社にて○○の営業の仕事をしておりましたが、このたびご縁あって皆様と一緒に働かせていただくこととなりました。

    今回は経験のない業務のため、不慣れな点や至らない点もあるかと思いますが、ご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

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    7. 円満退職で気持ちよく新しい環境を迎えましょう

    転職先にとっても転職前の企業にとっても、なにより自分自身にとって円満退社することが一番です。もしかすると、転職前の会社の人と一緒に仕事をすることもでてくるかもしれません。円満退社は、転職を成功させるカギとなります。内定後も気を抜かずに、退職日と入社日の調整をして下さい。

    みなさまの新天地でのご活躍を陰ながら応援させて頂きます。

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